Microsoft 365 es un sistema de gestión de documentos y equipos mejor para las empresas que prefieren Microsoft a Google y quieren aprovechar Microsoft Teams para el chat interno.
Ventajas🏆
- Puedes crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones con Microsoft 365.
- Microsoft 365 agrupa cómodamente sus funciones de gestión de documentos y equipos en Microsoft Teams.
- Las automatizaciones de flujo de trabajo de Microsoft 365 son más accesibles que en Google Workspace
Contras❌
- El control de versiones de Microsoft 365 no es tan detallado como el de otras alternativas.
- La fecha límite de recuperación de archivos de Microsoft 365 es más corta que en Dropbox Business y Box.
- No se pueden hacer comentarios en los archivos subidos a OneDrive
¿Qué es Microsoft 365?
Microsoft 365 es un sistema de gestión de documentos utilizado por una amplia gama de empresas para almacenar los archivos de su empresa y maximizar la eficiencia del flujo de trabajo. Más de un millón de empresas han utilizado Microsoft 365 para gestionar sus documentos y equipos. Sus características más destacadas son las herramientas de creación de documentos, las funciones de colaboración y las automatizaciones del flujo de trabajo.
Resumen de la revisión de Microsoft 365🚀
Microsoft 365 fue fundada en 2011 por Microsoft. Desde entonces, Microsoft 365 ha dado servicio a más de un millón de empresas en todo el mundo desde su sede en Redmond, Washington.
Las características de Microsoft 365 son más robustas que las herramientas estándar de gestión de documentos como Dropbox Business y Box. Entre sus características más destacadas se encuentran sus capacidades de creación de documentos, sus funciones de colaboración y la automatización del flujo de trabajo.
El precio de Microsoft 365 comienza en 5 dólares al mes por usuario. Es una de las soluciones más asequibles del mercado actual. Es ligeramente menos asequible después de su plan de nivel de entrada que su alternativa más cercana, Google Workspace.
En general, Microsoft 365 es una solución completa de gestión de documentos utilizada por una amplia gama de empresas. El conjunto de herramientas de Microsoft 365 ayuda a tu empresa a gestionar no solo tus documentos, sino también a tu equipo. Recomendamos encarecidamente Microsoft 365 para cualquier empresa que prefiera Microsoft a Google y quiera aprovechar las ventajas del chat interno y las herramientas de gestión de equipos como Microsoft Teams.
Precios y costes de Microsoft 365🆓
Los precios de Microsoft 365 empiezan en 5 dólares al mes por usuario. Cada plan incluye 1 TB de almacenamiento. Los planes más caros incluyen versiones web y móviles adicionales de las aplicaciones de Office.
Precio del plan por usuario
- Business Básico $5
- Business Standard 12,50
- Business Premium $20
Características de Microsoft 365
Analicemos las principales características que ofrece Microsoft 365 y cómo pueden ayudarle en sus necesidades de gestión de documentos. Se incluyen capturas de pantalla del producto para añadir contexto y mostrar la interfaz de usuario.
Consola de administración
La consola de administración de Microsoft 365 ofrece numerosas funciones y es accesible para las empresas que se inician en la gestión de documentos. Esto significa que puedes establecer fácilmente configuraciones avanzadas para la gestión de tu equipo, permisos y seguridad.
Panel de control
El panel de control de los miembros del equipo de Microsoft 365 es fácil de usar e incluye útiles funciones de gestión de equipos.
Puedes clasificar a tus miembros utilizando una serie de filtros. Tienes acceso a varios detalles de la cuenta y permisos al hacer clic en el nombre de un miembro individual.
Además, puedes crear plantillas de usuario para asignar automáticamente licencias, información de perfil y permisos a tus usuarios. Esto ayuda a agilizar su flujo de trabajo, especialmente si está planeando que los usuarios tengan acceso a las mismas licencias o permisos.
Permisos
Establecer permisos en Microsoft 365 es fácil. Hay muchos permisos de nivel superior e individuales que puedes establecer como administrador. Este proceso es similar al de Google Workspace, pero más fácil de usar.
Los permisos se establecen asignando a los usuarios varios roles. Todos estos roles vienen con sus respectivos permisos. Si quieres establecer permisos específicos para acceder a archivos en cualquiera de los archivos que crees y almacenes en Microsoft 365 y OneDrive, puedes hacerlo en esas aplicaciones directamente.
Seguridad
La configuración de la seguridad de tu empresa en Microsoft 365 es sencilla. Cada característica de seguridad cuenta con su propio panel de control. Esto hace que la configuración de la seguridad en Microsoft 365 sea una experiencia más accesible que en Google Workspace.
El panel de alertas de Microsoft 365 se muestra arriba. Tienes acceso a módulos que visualizan tus alertas y te permiten profundizar en configuraciones más específicas. También puedes anclar los módulos que consideres más importantes a tu página de inicio para acceder a ellos más fácilmente.
Esto contrasta con el flujo de trabajo de Google Workspace. Workspace proporciona una lista maestra de alertas, pero la función es más difícil de usar que la que ofrece Microsoft 365.
Almacenamiento en la nubez
Las funciones de almacenamiento en la nube son decentes en Microsoft 365. Se encuentran en las aplicaciones de creación de contenidos y almacenamiento de archivos de Microsoft 365: Microsoft Word, Excel, Powerpoint y OneDrive. El acceso sin conexión es fácil de configurar y el historial de versiones es adecuado. La mayor limitación es que los archivos solo se pueden recuperar 30 días después de su eliminación.
Acceso sin conexión🥛
El acceso a archivos sin conexión en Microsoft 365 es sencillo de configurar. Sin embargo, sólo puedes habilitar el acceso sin conexión si descargas la aplicación de escritorio de OneDrive. Contrasta esto con Google Workspace, que te permite habilitar el acceso sin conexión a través del navegador.
Puedes acceder y sincronizar archivos en los siguientes dispositivos:
- Dispositivo Sistemas operativos
- Escritorio
- Windows
- Mac
- Móvil
- Windows
- iOS
- Android
Recuperación de archivos
Las aplicaciones de Microsoft 365 no tienen una fecha límite flexible para la recuperación de archivos. Se pueden recuperar 30 días después de su eliminación. Alternativas como Dropbox Business y Box pueden recuperar archivos después de 180 días o sin fecha límite.
Los historiales de versiones de archivos son mejores que los de Dropbox Business y Box, pero menos detallados que los de Google Workspace. A continuación se muestra un ejemplo de historial de versiones en Microsoft Word.
Control de versiones de documentos💡
Los historiales de versiones de todas las aplicaciones de Microsoft 365 tienen el mismo formato. Tienes acceso directo a todas las versiones que se han guardado automáticamente. Puedes ver directamente los cambios que se hicieron en cada versión, pero no puedes ordenar las ediciones individuales como puedes hacer en Espacio de trabajo. Tampoco puedes nombrar versiones individuales en Microsoft 365.
Esto significa que comprobar los cambios individuales y organizar las versiones de los documentos es más difícil en Microsoft 365 que en alternativas como Google Workspace. Las empresas que tienen que pasar por un alto volumen de ciclos de edición encontrarán esto particularmente limitante.
Gestión de archivos
La gestión de archivos de Microsoft 365 es una de sus mejores características debido a su suite de creación de archivos. La organización de archivos es decente, pero no tan racionalizada como alternativas como Dropbox Business.
Creación de documentos
Puedes crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones en Microsoft 365 utilizando Microsoft Word, Excel y Powerpoint. Todos estos creadores son ricos en funciones y se integran directamente con todas las demás aplicaciones de Microsoft 365.
Puede descargar las versiones de escritorio y móvil de cada creador de contenido de Microsoft 365. Ten en cuenta que las versiones web de estas aplicaciones se cargan más lentamente que sus equivalentes de Google Workspace.
Organización de documentos
Todos los archivos creados en Microsoft 365 se almacenan en OneDrive. Aunque OneDrive es una potente herramienta de almacenamiento, la organización es más débil que la de competidores como Dropbox Business.
Visualizar tu jerarquía de documentos y carpetas es más fácil de hacer en Dropbox Business que en Microsoft 365. Esto se debe a que tienes una barra de navegación en Dropbox Business. Esto significa que filtrar y organizar archivos en Microsoft 365 es algo ineficiente. Lo más probable es que esto te suponga un obstáculo si tu empresa tiene un gran volumen de archivos.
Colaboración
Las funciones de colaboración de Microsoft 365 son excelentes. Las dos principales herramientas de colaboración son los creadores de documentos de Microsoft 365 y Microsoft Teams. Microsoft Teams es la característica más destacada en esta categoría. Esto se debe a que consolida las funciones de gestión de equipos y documentos de Microsoft 365 en un solo centro.
Creadores de documentos
Puedes crear, editar y comentar documentos en Microsoft 365 en tiempo real con cualquier persona que invites a tu archivo. Este flujo de trabajo es similar al de Google Workspace.
Aunque hay versiones gratuitas de los creadores de documentos de Microsoft 365, vienen con una funcionalidad limitada en comparación con sus homólogos de pago. Contrasta con Google Workspace, que ofrece funcionalidad completa tanto para usuarios de pago como para los que no lo son. Se trata de una limitación impuesta a tus colaboradores y clientes externos que debes tener en cuenta.
Estos son los proyectos colaborativos que puedes crear en Microsoft 365:
- Documentos
- Hojas de cálculo
- Presentaciones
- Formularios web
- Páginas web
Comentarios
Puede realizar comentarios en los tres principales editores de documentos de Microsoft 365: Word, Powerpoint y Excel. Comentar es sencillo, pero no se puede hacer directamente en OneDrive.
Como puedes ver arriba, puedes resaltar directamente el texto que quieras comentar. También puedes resaltar y comentar cualquier archivo multimedia compatible con Microsoft 365.
Por desgracia, no puedes comentar directamente los archivos compartidos en OneDrive. Esto significa que si subes un archivo pdf a la unidad de tu equipo, cualquiera que quiera comentar deberá abrir primero el archivo en Powerpoint para hacerlo. Este flujo de trabajo es limitante y más eficiente en alternativas como Box.
Equipos Microsoft
Microsoft Teams es la herramienta de colaboración más destacada de Microsoft 365. Se parece a Slack en que es un centro todo en uno para que tu equipo colabore entre sí.
Teams es sin duda una solución potente por derecho propio. Puedes acceder a los archivos de tu equipo, establecer eventos en su calendario y comunicarte con los miembros del equipo a través de chat o vídeo. Microsoft Teams toma efectivamente la mayoría de las características de gestión de documentos y equipos de 365 y las consolida en un solo espacio.
Aunque el conjunto de herramientas de Google Workspace no están agrupadas en una solución de software, siguen siendo potentes por derecho propio y su integración entre sí es perfecta.
Compartir archivos
Puedes compartir cualquier número de archivos en OneDrive. El límite de tamaño individual para compartir archivos es de 250 GB. Esto contrasta con el límite de 5 TB de Google Workspace.
Puedes generar enlaces a través de OneDrive que puedes compartir con compañeros de equipo o personas ajenas a tu organización. OneDrive no viene con una página de destino dedicada para tus archivos compartidos como Dropbox Business. Esto significa que las empresas que quieran reforzar su marca ante los clientes encontrarán más valioso Dropbox Business.
Firmas electrónicas
Microsoft 365 ofrece integraciones nativas con Docusign y HelloSign para que puedas adjuntar firmas electrónicas a tus documentos.
Ambas aplicaciones se pueden descargar en el mercado de aplicaciones de Microsoft 365: Microsoft AppSource. Tenga en cuenta que tiene que adquirir planes individuales para el software que utilice.
Automatización del flujo de trabajo
Las automatizaciones de flujos de trabajo son reglas que puedes establecer para automatizar tareas repetitivas para tu equipo. Algunos ejemplos en el software de gestión de documentos incluyen el envío automático de documentos de incorporación de nuevos empleados o el envío de alertas cuando cambia la contraseña de un usuario.
La automatización de flujos de trabajo en Microsoft 365 es su mejor característica. Esto se debe a que es potente y mucho más accesible que en Google Workspace.
Las automatizaciones de flujos de trabajo se ejecutan principalmente a través de Microsoft Power Automate. Cada flujo de trabajo automatizado que crees se puede visualizar en un diagrama de flujo. Esto contrasta con la automatización del flujo de trabajo de Workspace, que requiere experiencia con JavaScript y una curva de aprendizaje más pronunciada.
Como puede ver arriba, puede crear flujos de trabajo automatizados utilizando condiciones y sentencias "si-entonces". Power Automate está integrado con todas las aplicaciones de Microsoft 365 para una mayor flexibilidad.
Además, en Microsoft 365 dispones de muchas más plantillas que en Workspace y Box. Estas son algunas plantillas útiles de automatización de flujos de trabajo que su empresa puede aprovechar:
- Convertir un documento de Word en PDF y añadirle una marca de agua
- Enviar por correo electrónico los próximos eventos del calendario
- Publicar un mensaje de bienvenida cuando se incorpore un nuevo usuario
- Subir fotos a Google Drive
- Obtener notificaciones push en Tweet con cierta palabra clave
Integraciones de Microsoft 365
La mayoría de las integraciones de Microsoft 365 se gestionan a través de Microsoft AppSource. Estas son algunas de las integraciones más populares que admite Microsoft 365:
- Clio
- Hubspot
- Salesforce
- Trello
- Workday
- Zoom
Atención al cliente de Microsoft 365
El equipo de atención al cliente de Microsoft 365 es decente. Se puede contactar con ellos por teléfono y correo electrónico, y los tiempos de respuesta suelen ser de hasta una hora.
El recurso secundario más útil de Microsoft 365 es su página de la comunidad técnica. Se trata de la página del foro oficial dedicada a solucionar problemas y ayudar a otros miembros de Microsoft 365.
- Canales de atención al cliente Teléfono, correo electrónico
- Otros recursos de soporte Foro
- Página de estado de la aplicación Sí
Alternativas y competidores de Microsoft 365
Microsoft 365 tiene varios competidores en el mercado actual. Su alternativa más comparable es Google Workspace.
Aquí tiene una lista completa de los competidores de Microsoft 365:
- Google Workspace
- Dropbox Business
- Box
- Zoho WorkDrive
- eFileCabinet
¿Es Microsoft 365 adecuado para usted?
En general, Microsoft 365 es una solución completa de gestión de documentos utilizada por una amplia gama de empresas. El conjunto de herramientas de Microsoft 365 ayuda a su empresa a gestionar no sólo sus documentos, sino también a su equipo. Recomendamos encarecidamente Microsoft 365 para cualquier empresa que prefiera Microsoft a Google y esté interesada en una solución de software centrada en el almacenamiento y la creación de documentos, la gestión de equipos y la automatización del flujo de trabajo.
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