Definición de PDF junto con las funciones y ventajas de PDF en comparación con otros formatos de documento
Para el público en general, la existencia de archivos con la extensión PDF puede no ser desconocida y muchos incluso conocen software con funciones de lector de PDF como Adobe Reader.
Pero parece que muy poca gente entiende el significado o la finalidad de crear este archivo, teniendo en cuenta que para el procesamiento de datos ya existe Microsoft Office. En este artículo repasaremos más profundamente sobre el Formato de Documento Portátil o en términos generales usualmente abreviado como PDF. La explicación se centra más en la comprensión de PDF en general, las principales funciones y ventajas de PDF.
El uso de PDF suele ser idéntico en el mundo laboral que en el procesamiento de datos. Los datos que se han creado en Microsoft Office (puede ser word, excel y otros) se suelen guardar en su extensión original o en otra extensión, una de las cuales es PDF.
El número de personas que optan por utilizar este formato se debe a que es muy práctico y no tarda mucho en abrirse. Aunque la consecuencia que surge es que cuando el archivo ya está en formato PDF, los datos ya no se pueden modificar, salvo que se utilice un software especial.
Definición de PDF
En general, la definición de Portable Document Format o PDF es un formato de archivo creado por Adobe System Inc. Como una de las mayores empresas de software en la actualidad, por supuesto, refleja todos los resultados de sus productos que tienen funciones importantes para la comunidad, uno de los cuales es Adobe Photoshop como el mejor software editor de imágenes en la actualidad.
Aunque inicialmente menos popular, pero ahora el uso de archivos con la extensión PDF es casi siempre allí. Incluso el software para leerlo no es sólo Adobe Reader, sino también Foxit Reader, Sumatra PDF y otros.
Inicialmente, Adobe System, como iniciador de los archivos PDF, sólo comercializaba el software Acrobat Reader (ahora llamado Adobe Reader), por lo que no se podía descargar directamente ni pagar por él. En aquella época, el uso de los archivos PDF era aún muy escaso, precisamente en 1993.
La falta de popularidad del formato PDF en las primeras versiones de aquella época se debió a varios factores, entre ellos la falta de integración con la World Wide Web (WWW), el gran tamaño de los archivos, que también se veía dificultado cuando se descargaban a la velocidad de Internet de entonces, y la pérdida de competencia del PDF con varios ejemplos de formatos como el .ps (post script). Pero con el tiempo se empezó a tener en cuenta la existencia de PDF. Esto se caracteriza por la creciente popularidad de Adobe Reader y otros programas de la competencia.
Función del PDF
Cada creación de un programa o archivo de documento debe tener una función o propósito específico, incluso detrás de la creación de PDF. La mayoría de la gente entiende cómo convertir un archivo de documento a PDF o viceversa, pero rara vez alguien se da cuenta de la función de creación de este formato.
Si nos fijamos en el nombre, es posible que ya veamos la función de este formato PDF. Por Formato de Documento Portátil se entiende un formato de archivo utilizado para almacenar determinados documentos con detalles en forma de texto o fuentes, imágenes e incluso otros formatos de documento.
La formación de e-books o libros electrónicos no puede separarse de la función del PDF.
El término portátil en este caso es para proporcionar información de que el formato de archivo PDF es flexible para su uso en cualquier ordenador. Un problema que se encuentra a menudo son las diferentes versiones de Microsoft Office en cada equipo o incluso algunos no están instalados. Las diferentes versiones de Microsoft Office a veces causan caos en los datos, de ahí la necesidad de documentos con formatos de archivo PDF. Instalando uno de los programas lectores de PDF, se solucionará inmediatamente.
El proceso de envío de datos PDF por correo electrónico también es más fácil y flexible para abrir en ordenadores con cualquier sistema operativo, no sólo Windows, pero puede estar en Mac-OS, Linux y otros. Con las diversas funciones que ofrece, no es de extrañar que el formato de archivo PDF se haya convertido en una parte importante de la sociedad, no sólo para los trabajadores, sino también para los estudiantes y el público en general.
Ventajas del PDF sobre otros formatos de documento
Como formato de documento, el PDF tiene sin duda sus propias ventajas en comparación con otros formatos como Word, Excel, Power Point, Text y otros. Las ventajas de un archivo almacenado en formato PDF incluyen:
- La principal ventaja de los archivos PDF es su flexibilidad. Ya se ha explicado que este archivo PDF se puede abrir en cualquier ordenador o incluso smartphone sin que se produzca ningún cambio en los datos o contenidos. Incluso un navegador llamado Mozilla Firefox también tiene la capacidad de leer datos en formato PDF.
- Se le puede dar seguridad estableciendo una contraseña para que no pueda ser editado descuidadamente o incluso abierto. Utiliza un software de bloqueo de PDF si no se puede abrir.
- La mayoría de la gente puede pensar que los archivos PDF no se pueden editar porque convertirlos en otros documentos podría estropear los datos. Pero no te equivoques porque actualmente existe software lector de PDF que también cuenta con un editor.
- Como ya hemos explicado, el formato PDF no sólo almacena datos en forma de texto, sino también imágenes o fotos.
- Existen muchos programas lectores de PDF, programas para convertir a partir de texto o imágenes y programas para editar (ya sea en la aplicación o en línea). La disponibilidad de este software tan diverso es un indicio de la fama del formato PDF hasta la fecha.
Hasta aquí la definición de PDF y sus funciones comentadas en su totalidad. Con todas las ventajas mencionadas, no es de extrañar que el formato PDF ocupe actualmente un lugar propio gracias a su naturaleza flexible, fácil de usar y que, desde luego, no reduce la calidad de los archivos convertidos.
